Obligación de un Canal de Denuncias: Requisitos del Responsable del Sistema Interno de Información
¿Cuáles son las condiciones que exige la Ley 2/2023 sobre el responsable del sistema o del canal de denuncias?
El responsable del sistema interno de información debe ser designado por el órgano de gobierno de la empresa o entidad: administrador único, consejo de administración, patronato…
Debe poder desempeñar su rol con autonomía e independencia.
Se debe registrar el nombramiento 10 días hábiles después de su designación a en la autoridad competente.
(Exigencia paradójica si partimos de la premisa de que la autoridad competente a nivel nacional, casi a un año de cumplirse la publicación de la Ley, ni existe).
Se puede externalizar la gestión del canal, pero siempre debe haber un responsable interno de la organización.
Ley 2/2023 Obligación de un Canal de Denuncias
En primer lugar, la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, en su artículo 8 informa que el responsable del sistema interno de información debe ser designado por el órgano de gobierno de la empresa o entidad (ya sea de orden público o privado) y es el responsable también de su destitución o cese como responsable.
Además, en el orden privado indica que sebe ser un directivo con independencia al órgano de administración o, en últimas, si no es viable que un directivo se encargue de este rol, puede ser otra persona de la organización siempre que se evite el conflicto de intereses.
Esta cuestión entra en contradicción con el informe del Tribunal de Cuentas, en el que se fiscalizaban los modelos de Compliance de varias sociedades mercantiles estatales, que afirmaba la conveniencia de que en los órgano de Compliance, encargados normalmente de los canales de denuncia, hubiera mandos no directivos: n-1.
Por otro lado, la norma también señala que, si el órgano responsable es colegiado, hay un miembro que debe tener facultades de gestor del canal o sistema interno de información, pero no basta con designar a un responsable y comunicarlo a través de la web o del aplicativo que haya adquirido la empresa, la norma va más allá y señala que “tanto el nombramiento como el cese de la persona física individualmente designada, así como de las integrantes del órgano colegiado deberán ser notificados a la Autoridad Independiente de Protección del Informante o, en su caso, a las autoridades u órganos competentes de las comunidades autónomas” en un plazo de diez días hábiles siguientes.
Como sabemos a la fecha, no hay autoridad nacional, pero ya existe la figura en Comunidades Autónomas orquestada a través de las oficinas anti-fraude en autonomías como Cataluña, Valencia, Andalucía o Baleares.
Por lo que, si una empresa se establece en estas comunidades ya debería haber notificado el responsable del canal a la autoridad competente de su comunidad.
En este punto lanzamos otra reflexión:
¿Qué se entiende por “se establece”?
¿Qué se tenga en esa autonomía el domicilio social o bastaría con tener emplazamientos? ¿quizá sería suficiente con tener actividad comercial allí?
En nuestra opinión, habría que activar el registro si la empresa tiene emplazamientos o centros de trabajo en la Comunidad Autónoma en cuestión.
Compliance Officer Comités de cumplimiento normativo
La Ley también informa que en las empresas u organizaciones que existe la figura del compliance officer y/o comités de cumplimiento normativo, que son empresas generalmente muy grandes, no pymes, ésta responsabilidad del sistema interno de información puede ser asumida por este rol.
¿Qué pasa con las empresas pequeñas?
La Ley le deja la tarea a las empresas pequeñas de explorar en sus directivos quién debe asumir este rol y así cumplir con lo que exige la normativa ya que, de no cumplir con lo requerido, la sanción sería bastante elevada.
Independencia, premisa principal de la ley
Lo que exige la ley es que el responsable del sistema brinde independencia, transparencia, confidencialidad y autonomía, es por esto que la selección de este perfil debe ser crítica, ya que es la puerta de entrada a información de carácter sensible, además de por las garantías que se deben salvaguardar.
En línea con lo anterior, la normativa dice claramente que el responsable del canal “no podrá recibir instrucciones de ningún tipo en su ejercicio, y deberá disponer de todos los medios personales y materiales necesarios para llevarlas a cabo”.
Así que las organizaciones deben disponer de los recursos para gestionar el canal, así como los recursos necesarios para las investigaciones que se deriven de las comunicaciones recibidas en el canal.
Recordemos aquí que, en resumen, están obligadas a contar con este sistema interno de información las empresas que cuenten con más de 50 empleados, todo el sector público, incluidas las entidades que gestionen fondos públicos y los sujetos obligados de la normativa de prevención de blanqueo de capitales.
Externalización del canal
Algunas empresas optan por externalizar la gestión del servicio porque es el mecanismo más útil para evitar el posible conflicto de intereses y, a su vez facilita la gestión, porque delega a un equipo de expertos el recibo de las comunicaciones, para que sean estos quienes se encarguen de garantizar los tiempos de acuse de recibo que exige la ley, estén en contacto con el informante, clasifiquen la información por tipologías, así como asesoren sobre los casos que merecen una investigación.
Sin embargo, la empresa que opte por este mecanismo debe garantizar siempre la independencia, la protección de datos y el secreto de las comunicaciones.
Servicio de Canal de Denuncias para empresas GPartners
La implementación de un canal de denuncias es una obligación legal ineludible para las empresas, conforme lo establece la Ley 2/2023. Este requisito no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también promueve la transparencia y la ética en el entorno empresarial.
En GPartners, entendemos la importancia de esta Ley 2/2023 y ofrecemos soluciones integrales para ayudar a las empresas a cumplir con esta exigencia legal de manera eficiente y efectiva.
Confía en nuestra experiencia y compromiso para implementar un canal de denuncias que cumpla con los estándares de independencia, confidencialidad y protección de datos.
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Carolina Rodríguez Buitrago
Desarrollo de Negocios GPartners
- Profesional en Comunicación Social – Periodismo. Universidad Externado de Colombia
- Máster en Marketing y Dirección Comercial (ENAE) España
- Especialista en Gerencia de Empresas. Universidad del Rosario (Colombia)
- Formación en; gestión de proyectos, marketing digital, comunicación estratégica.
- Cuenta con amplia experiencia en el sector de la formación y el área de desarrollo de negocios.
- Forma parte del equipo de GP dentro del área de Desarrollo de Negocios y Formación.
