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Consejos para generar confianza en un canal de denuncias

SEIS CONSEJOS PARA GENERAR CONFIANZA EN UN PROGRAMA DE CANAL DE DENUNCIAS

Para asegurar transparencia, independencia y objetividad, casi siempre es más efectivo recurrir a un tercero para administrar el canal de denuncias. En el momento que se inicie una investigación se involucrará la dirección, incluyendo auditoría interna, asesoría legal y recursos humanos, dependiendo del tipo de denuncia.

Esta es una de las conclusiones a las que llegan Ryan C.Hubbs, CFE, CIA CCEP, PHR, CCSA y Julia B. Kniesche CFE, CPA, ACAMS en su artículo[1] sobre la importancia de la confianza de los trabajadores en el canal de denuncias para que éste pueda cumplir su papel fundamental dentro de un sistema de aseguramiento de cumplimiento normativo.

Confianza en el canal de dencunas

Confianza en el canal de denuncias

A modo de conclusión, en este artículo se proponen seis aspectos a considerar en la implantación de un canal de denuncias eficaz, muy en línea con lo que venimos defendiendo desde Canal Ético:

  1. Formación y recompensa. Aumentar las recompensas a trabajadores que contribuyan en el programa de canal de denuncias ayuda a fortalecer la confianza de los empleados en el mismo. Una organización debería realizar un esfuerzo continuo en dar a conocer el funcionamiento del canal de denuncias, los motivos por los cuales la organización confía en él, quien lo gestiona y por qué, pues son una parte fundamental en la cultura del cumplimiento normativo. Debería incluirse información sobre Consultas frecuentes (FAQs) referidas a este programa en la formación de nuevos empleados y en los programas de formación internos.
  2. Comunicación constante. Deberían ser normales y rutinarias las informaciones sobre el programa del Canal de denuncias, así como las comunicaciones y mensajes en materia de cumplimiento.
  3. Accesibilidad. La información sobre el canal de denuncias y como informar sobre una posible situación de incumplimiento debería estar disponible en un click en la intranet de la organización o en una página web externa. Los programas basados en el soporte de una plataforma web, además de facilitar la denuncia anónima, permiten que se adjunten documentos en el caso de que sea necesario.
  1. Transparencia. Dar visibilidad en la organización al canal de denuncias e investigación, incluyendo la información de contacto de investigadores cualificados, es lo que los empleados esperan. Además de la responsabilidad de la organización para cooperar y proteger de posibles represalias.
  2. Profesionalidad y objetividad. Los encargados de gestionar el canal de denuncias y los procesos de investigación deben ser profesionales cualificados, bien formados y con experiencia en el tratamiento de denuncias. La organización debe proveer de sistemas adecuados, procesos y tecnología para respaldar y proteger al investigador y, en última instancia, al trabajador. Esto incluye establecer un programa de formación en profundidad anual para los equipos de investigación, legal, recursos humanos y cumplimiento normativo, o dejar externalizar la investigación a .equipos de forensic altamente cualificados y especializados
  3. Evaluación. El sistema de evaluación del programa de canal de denuncias debe responder a las siguientes cuestiones:
    • ¿Cuál es la percepción actual que tienen los trabajadores del programa de canal de denuncias y de la cultura corporativa a este respecto?
    • ¿El programa de investigación e información está correctamente diseñado y estructurado?
    • ¿Las políticas del canal ético, sus procedimientos y la tecnología están en línea con las necesidades de la organización y de sus trabajadores?
    • ¿Las investigaciones y las acciones disciplinarias son consistentes con la política de cumplimiento deseada por la organización?
    • ¿Son revisiones independientes realizadas por auditores internos o profesionales externos con la supervisión del comité de auditoría?
    • ¿Las denuncias y resoluciones son comunicadas y discutidas con los auditores externos?

[1] Top 10 factor leading to hotline distrust, FRAUD MAGAZINE -VOL.31 NO.4